SPHERE est accessible à tous les professionnels exerçant dans les secteurs du sanitaire, du médico-social et du social, dans une logique de prise en charge décloisonnée.

SPHERE facilite le partage d’information et les échanges entre professionnels, de manière sécurisée, dans le cadre de la coordination du parcours des patients / usagers. La plateforme contribue à fluidifier les liens entre professionnels, et à garantir la continuité de prise en charge des personnes suivies.

Les dispositifs d’appui à la coordination (DAC) constituent des points d’entrée uniques et gratuits pour les professionnels et structures qui font face à des personnes en situations de santé et de vie complexes. En Centre-Val de Loire, chaque département dispose d’une structure DAC, qui peut être sollicitée directement dans SPHERE qui par un professionnel souhaite s’informer, être orienté, ou demander un appui à l’organisation des parcours complexes.

La complétion d’un formulaire d’inscription en ligne est nécessaire pour accéder à SPHERE. Une fois rempli, vous recevez un mail avec vos codes d’accès quelques jours après votre inscription.

SPHERE est disponible sur ordinateur en cliquant sur le bouton. Pour accéder à SPHERE sur téléphone portable ou sur tablette, vous devez au préalable télécharger l’application « SPHERE Médialis » disponible sur les stores.

Dans les deux cas, un code unique de confirmation reçu par mail vous est demandé pour vous authentifier. Sur l’application, vous pourrez ensuite paramétrer une authentification par empreinte biométrique (si ce mode est bien paramétré au préalable sur votre mobile), afin de faciliter vos prochaines authentifications.

Votre compte sur SPHERE est nominatif et strictement personnel. Afin de garantir la sécurité des données et l’intégrité des actions réalisées, un compte ne se partage pas. De même, votre session est nominative, et doit être verrouillée à chacune de vos absences, même temporaire.

Changement de mot de passe

A votre première connexion, il vous est demandé de définir un nouveau mot de passe, en suivant les bonnes pratiques suivantes :

• Au moins 12 caractères ;
• Contenant au moins 3 des valeurs suivantes : majuscule, minuscule, caractère spécial.

Pour mieux retenir votre mot de passe, vous pouvez utiliser la technique du « Passphrase », qui consiste à créer une phrase et la transformer en mot de passe. Par exemple, « J’ai une belle 2 Chevaux à Milan » donnerait G1Bl2CVAm!lan.

Complétion de ma « question secrète »

Dès votre première connexion, il vous est conseillé d’accéder à votre page « Mon compte », « Informations générales », et de définir votre question secrète. Celle-ci vous permettra de réinitialiser automatiquement votre mot de passe en cas d’oubli.

Paramétrage de mes notifications

Un paramétrage des notifications est proposé par défaut pour chaque utilisateur. Chacun est cependant libre de modifier ce paramétrage, en se rendant sur la page « Mon compte », « Gestion des notifications ». Pour les différentes fonctionnalités proposées, vous pouvez choisir de recevoir des notifications internes ou des emails pour être informé(e) en temps réel de nouveaux messages ou de nouvelles alertes par exemple. En mobilité, les notifications internes sont signalées par une pastille sur l’icône de l’application (notifications « push »).

Si vous avez bien renseigné votre question secrète dans la page « Mon compte », « Informations générales », vous pouvez réinitialiser automatiquement votre mot de passe en cliquant sur « Mot de passe oublié ». Cas inverse, vous devez contacter le support de SPHERE :

• Par téléphone : 05 57 96 59 47, du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30, puis de 13h30 à 17h30 ;
• Par mail : support-sphere@esante-centre.fr.

Si un compte SPHERE vous a été créé il y a quelque temps et que vous ne connaissez plus ni votre mot de passe, ni votre identifiant, vous devez contacter l’équipe SPHERE du GIP e-santé Centre-Val de Loire à l’adresse mail : sphere@esante-centre.fr.

A la création d’un dossier, un lien hypertexte vous permet d’accéder et de télécharger la « Note d’information usager / patient ». Sur mobile, ce téléchargement nécessite de disposer d’un lecteur PDF dans son téléphone ou sa tablette. Plusieurs lecteurs PDF existent et sont téléchargeables gratuitement.

L’usager / patient est tout à fait en droit de s’opposer à la création de son dossier sur SPHERE. Le cas échéant, le dossier ne peut être créé sur SPHERE. L’usager / patient peut également exercer un droit d’opposition au traitement de ces données, un droit de limitation du traitement, et un droit d’effacement. Pour toute question relative à ce sujet, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du GIP e-Santé Centre-Val de Loire à l’adresse suivante : dpo@esante-centre.fr.

L’accès aux différentes fonctionnalités de SPHERE, ainsi qu’aux volets des dossiers et à leur contenu, est régi par une matrice d’habilitations. Celle-ci définit des profils, attribués au regard de la profession et du rôle du professionnel utilisateur de SPHERE, et les autorisations d’accès afférentes à chaque profil. La matrice d’habilitations est disponible dans la FAQ intégrée à l’outil SPHERE.

Si le professionnel est déjà dans le cercle de soin de l’usager / patient dans SPHERE, alors vous avez la possibilité depuis le cercle de soin de retirer les accès au dossier du professionnel. Celui-ci figurera toujours dans le cercle de soin, mais n’aura plus accès au dossier. L’historique de ses actions sera conservé sur SPHERE.

Si le professionnel n’est pas dans le cercle de soin, alors au moment de l’ajouter, une fenêtre apparait pour vous laisser la possibilité de lui donner accès ou non au dossier. Si vous ne lui donnez pas accès, le professionnel figurera bien dans le cercle de soin, mais n’aura pas accès au dossier.

Dans le cercle de soin de votre usager / patient, il vous est possible de sélectionner l’option « Détacher le partenaire » au niveau de votre fiche. Vous n’aurez alors plus accès au dossier, et ne serez plus membre du cercle de soin de l’usager / patient.

En cas de décès d’un usager/patient, la coche du champ dédié « Personne décédée » dans le volet « Administration » du dossier permet l’archivage automatique du dossier. Pour toute autre demande d’archivage d’un dossier, vous pouvez contacter le GIP e-Santé Centre-Val de Loire à l’adresse suivante : à l’adresse suivante : sphere@esante-centre.fr.

Certaines fonctionnalités disponibles sur ordinateur ne sont pas adaptées ergonomiquement à un usage sur portable, et ne sont donc pas disponibles en mobilité (génération de modèles de documents, statistiques pour les utilisateurs habilités).

Depuis la page « Dossiers usagers » qui regroupe l’ensemble de vos dossiers, vous pouvez cliquer sur le bouton en haut à droite de chaque fiche dossier pour voir apparaitre un menu d’actions. En choisissant l’action « Ouvrir dans un nouvel onglet » un nouvel onglet s’ouvre avec le dossier.  Cette action peut être répétée sur plusieurs dossiers.

L’environnement de formation est disponible sur ordination, en version web, en cliquant sur ce lien. Il est également accessible depuis l’application mobile SPHERE, en cliquant sur « Choisir mon environnement », puis sur « Environnement de formation ».

Pour obtenir des jeux d’utilisateurs dédiés à l’environnement de formation, vous pouvez contacter les chargés d’accompagnement territoriaux du GIP e-Santé Centre-Val de Loire à l’adresse suivante : accompagnement-sphere@esante-centre.fr.  

L’environnement de production de SPHERE contient des données de santé réelles et personnelles de patients/usagers, dont l’accès est protégé par une modalité d’authentification forte (ex. : envoi d’un code à usage unique en version web, empreinte digitale en version mobile). Sur l’environnement de formation, qui ne contient que des données fictives, une authentification simple, avec identifiant et mot de passe, est suffisante.

Les chargés d’accompagnement territoriaux du GIP e-Santé Centre-Val de Loire sont à votre disposition pour vous accompagner dans la prise en main de l’outil. Vous pouvez les solliciter par mail à l’adresse suivante : accompagnement-sphere@esante-centre.fr.

Les chargés d’accompagnement territoriaux du GIP e-Santé Centre-Val de Loire sont à votre disposition pour vous accompagner. Vous pouvez les solliciter par mail à l’adresse suivante : accompagnement-sphere@esante-centre.fr.

L’hébergeur de la solution SPHERE est certifié HDS (hébergeur de données de santé), ce qui garantit un haut niveau de sécurité et la conformité au référentiel de certification défini par l’Agence du Numérique en Santé. La nécessité d’une authentification forte pour accéder à SPHERE contribue également à la sécurité des données.

Vous pouvez contacter le GIP e-Santé Centre-Val de Loire pour toute demande d’archivage de compte utilisateur, à l’adresse suivante : sphere@esante-centre.fr.